今回は、英語でのメールの書き方を３つのステップで簡潔に紹介します。
基本的なところがわかっていれば、英語でメールを書くのは、それほど難しいことではありません。
ここで説明する内容を頭に入れておけば、カジュアルな文面にもフォーマルな文面にも使うことができます。
是非これを参考に、英語でメールを書いてみてください。
①英語メールの構成を知る
英語でメールを書く際は、カジュアルかフォーマルかに関わらず、次の構成に従うことが基本です。
- 挨拶
- 本文
- 結び
では、簡単な例を見てみましょう。
Hi Mike,
Can we meet up sometime today?
I want to plan for next weekend.
Best,
George Brooks
この例では、青の部分が「挨拶」、緑の部分が「本文」、そしてオレンジの部分が「結び」になっています。
この例は、カジュアルな文面ですが、これにもう少し肉付けしていけば、フォーマルなメールにすることができます。
逆に、どんなにカジュアルなメールでも、基本的にはこの形をとるので、この構成パターンは覚えておきましょう。
以下では、これらの要素について詳しく説明していきます。
②挨拶と結びのパターンを覚える
ここでは、「挨拶」と「結び」について重点的に解説します。
これは日本の手紙で言うと、「拝啓」と「敬具」に当たる部分と言えるでしょう。
この二つの部分は決まり文句のようなもので、いくつかのパターンを覚えてしまえば、悩むことなく機械的にできてしまいます。
では、それぞれパターンを見ていきましょう。
挨拶
基本的な挨拶のパターンは次の５つです。
- Hi (名前),
- Hello (名前),
- Dear (名前),
- Greetings,
- (名前),
Hi (名前),
一つ目の「Hi (名前),」は一番よく使われるタイプの挨拶です。
（名前）の部分では、カジュアルな場合は下の名前やニックネームを、フォーマルな場合には苗字に「Mr.」や「Ms.」などの敬称をつけて書きましょう。
例えば、「Hi Mary,」や「Hi Mr. Williams,」となります。
Hello (名前),
「Hello (名前),」は、「Hi (名前),」とほとんど同じです。
ただし、「Hi (名前),」より少しフォーマルな印象を与えることができます。
Dear (名前),
手書きの手紙でよく使われる「Dear」ですが、メールでも使うことができます。
特に目上の人にメールを送る際に使われることが多く、尊敬の気持ちのようなものを含ませることができます。
Greetings,
「Greetings,」は、受取人の名前がわからないときなどに便利な挨拶です。
特定の人に初めてメールを送るとき、呼び方がわからない場合などはこれを使ってみましょう。
(名前),
最後に、名前だけを書くパターンも存在します。
受け取る側によっては、冷たいと捉えられる場合もあるかもしれませんが、上司から部下、先生から生徒に向けてのメールなどではこのパターンが使われることがあります。
結び
次に、結びのパターンを紹介します。
よく使われるのは、以下の６つです。
- Regards,
- Sincerely,
- Best wishes,
- Cheers,
- Best,
- Thanks,
Regards,
「Regards,」（意訳：よろしく）は、特に何か特別な意味を含むわけでもないので、一番無難な文言と言えるでしょう。
フォーマルなメールで使われることが多いです。
Sincerely,
「Sincerely,」（意訳：真心をこめて）も頻繁に使われるパターンの一つです。
ただし、カジュアルな文面だと、内容によってはちょっと浮いてしまうかもしれません。
Best wishes,
「Best wishes,」（意訳：幸運を）は、フォーマルとカジュアルのちょうど良いバランスをとったパターンです。
どちらの文面でも使えるので、とても便利です。
Cheers,
「Cheers,」（意訳：それでは）は、カジュアルなメールで使われるパターンです。
フォーマルなメールで使うと違和感を与える可能性があるので、注意しましょう。
Best,
「Best,」（意訳：幸運を）も「Regards,」と一緒で、メールの内容に関わらず使えるので、とても使いやすいです。
迷ったらこれを使うくらいに思っておいても良いでしょう。
Thanks,
「Thanks,」（意訳：ありがとう）は、そのまま感謝を表す結びの言葉として使われます。
相手に何かを要求するときなどに、「Thanks in advance」的に、期待をこめて使うこともあります。
このように、結びの言葉にはさまざまな種類がありますが、メジャーなものを３つほど覚えておけば問題ありません。
そして、忘れていけないのが、結びの後には自分の名前を書かなくてはいけません。
差出人の部分に表示されるかどうかに関わらず、毎回名前を書くようにしましょう。
③メール本文の書き方
最後に本文の書き方を解説します。
ポイントは二つ。
一つは、目的を一つに絞ること。
一つのメールな中で複数のことを話すと、受取人は読んでいる間にそのうちのいくつかを忘れてしまうかもしれません。
また、そういったメールだと、返信するときに、いろんな点について書かなければいけなくなり、億劫になるかもしれません。
それよりも、目的を一つにした方が、メールの内容が読み込みやすくなり、返信をもらえる可能性も高くなります。
目的が決まったら、それをメール本文の冒頭（基本的に一行目か二行目）に書きましょう。
例えば、「Can you participate in the next meeting?」や「I am writing to inform you that we will have a meeting next Tuesday」という風に書くことができるでしょう。
二つ目のポイントは、簡潔に書くこと。
メールの内容は、できるだけシンプルにし、長文になってしまわないようにしましょう。
長いメールは読むのが面倒くさかったり、時間がかかったりして、後回しにされてしまう可能性もあります。
書き終わった後に、毎回不必要な部分がないかチェックし、あれば削除していきましょう。
まとめ
以上の３点を押さえれば、英語メールの基本はカンペキです。
もし、フォーマルな文を書きたいなど、さらにステップアップしたい場合は、実際のメールを参考にすることをおすすめします。
「email samples」などと調べれば、さまざまメールの見本も見つかるはずなので、是非試してみてください。
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